Cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất

Cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất

Microsoft Excel là một trong những công cụ tin học văn phòng hữu ích cho hầu hết các ngành, nghề. Với rất nhiều hàm, thủ thuật bổ trợ hữu ích, đáp ứng nhu cầu trong công việc và học tập. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm bắt tất tần tật những thủ thuật này, trong đó có thủ thuật tách trường họ, tên thành những cột riêng biệt. Bài viết hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ chia sẻ đến bạn cách tách tên trong Excel nhanh chóng, đơn giản nhất.

Tại sao cần tách họ, tên trong trang tính Excel?

Họ và tên là những thông tin cơ bản cần có khi cần thống kê danh sách một người, nhóm người để quản lý, phân loại thuận lợi hơn. Thông thường, khi nhập liệu vào trang tính Excel, hầu hết mọi người có thói quen nhập họ và tên vào cũng một ô tính. Điều này khiến những yêu cầu như việc sắp xếp, phân loại theo họ, theo tên sau này trở nên khó khăn hơn.

Tuy vậy, việc nhập riêng từng cột họ, tên khác nhau một cách thủ công ngay từ ban đầu cũng tốn nhiều thời gian hơn. Do đó, việc chọn cách tách tên trong Excel sau khi có danh sách tổng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thao tác. Ngoài ra, yêu cầu tách họ, tên cũng là một trong những câu hỏi, đề bài thường xuất hiện trong các bài tập thực hành, rèn luyện môn tin học trong trường học hay thi lấy chứng chỉ MOS.

Tách họ, tên cũng vô cùng nhanh chóng, chỉ cần một vài thao tác đơn giản là bạn đã có ngay kết quả. Có nhiều cách để tách họ, tách tên trong Excel. Nhìn chung, việc lựa chọn cách nào sẽ tùy thuộc vào nhu cầu, sở thích của bạn, số lượng trường họ và tên cần tách cũng.

Bài viết hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ chia sẻ đến bạn 3 cách phổ biến nhất để tách tên trong Microsoft Excel. Chắc chắn những thủ thuật dưới đây sẽ phần nào giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đồng thời giúp bạn hoàn thành những bài tập thực hành trong quá trình học về phần mềm tin học văn phòng cơ bản cũng như thi lấy chứng chỉ.

Cách tách tên trong Excel nhanh chóng, đơn giản

Dưới đây là 3 cách để bạn tách tên cực nhanh, cực đơn giản ngay trên trang tính Excel của bạn mà không cần đến bất kỳ phần mềm, ứng dụng hỗ trợ nào khác:

READ  Hướng Dẫn Bước Xin Visa Làm Việc Tại Trung Quốc Mới Nhất 2024

Hướng dẫn cách tách tên trong Excel với công cụ Find and Replace

Nếu bạn có nhu cầu tách tên và họ ra các hàng, cột khác nhau thì có thể sử dụng công cụ Find and Replace (có nghĩa là Tìm kiếm và Thay thế) rất nhanh gọn. Sau đây là các bước thao tác chuẩn chỉnh mà bạn có thể tham khảo để tự thực hiện trên file của bạn:

Bước 1: Sao chép – Copy và Dán – Paste cột Họ và Tên sang một cột Tên khác.

cach-tach-ten-trong-excel-3

Bước 2: Dùng chuột hoặc touchpad bôi đen cột Tên vừa dán nội dung của cột Họ và Tên sang. Tiếp đó, mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H.

Bước 3: Lúc này, ở ô Find What, bạn thêm dấu *một phím cách.

cach-tach-ten-trong-excel-5

Bước 4: Sau đó, nhấn chọn nút Replace All.

Bước 5: Tiếp đến để tách Họ và tên lót sang một cột khác, ở đây là cột C3, bạn nhập vào ô đó công thức sau đây: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)) và nhấn nút Enter để nhận kết quả đã tách.

cach-tach-ten-trong-excel-6

Bước 5: Để thực hiện những ô còn lại, bạn đưa con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô vừa nhận kết quả đã tách cho đến khi xuất hiện dấu “+”, lúc này bạn chỉ cần giữ chuột và kéo xuống những ô còn lại là hoàn tất.

Thật đơn giản và nhanh gọn đúng không? Không cần tốn thời gian nhập liệu lại một lần nữa một cách thủ công, với công cụ Find and Replace và hàm LEFT, bạn đã tách được tên một cách chuẩn xác nhất. Đừng quên lưu lại thủ thuật này để tối ưu công việc của mình nhé!

Hướng dẫn cách tách họ tên trong Excel với Text to Columns

Không chỉ có thể sử dụng công cụ Find and Replace như ở trên, cách tách tên trong Excel bằng Text to Columns cũng là một lựa chọn giúp phục vụ, đáp ứng đòi hỏi cho công việc của bạn. Với Text to Columns, tin chắc, việc quản lý thông tin đối tượng trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều.

Bạn có biết cách sử dụng Text to Columns để tách tên trong Excel hay không? Nếu vẫn chưa thì Hoàng Hà Mobile sẽ chỉ bạn cách thao tác nhanh chóng, đơn giản nhất qua các bước dưới đây:

Bước 1: Sử dụng chuột để bôi đen toàn bộ cột Họ và Tên mà bạn cần tách. Sau đó, trên thanh công cụ, bạn nhấn chọn mục Data.

cach-tach-ten-trong-excel-9

Bước 2: Tiếp đến bạn chọn mục Text to Columns nằm ở góc bên phải của hộp công cụ Data trỏ xuống.

Bước 3: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard xuất hiện, bạn nhấn chọn vào ô Delimited. Tiếp đó nhấn chọn nút Next.

READ  Cách thêm dòng trong Excel, thủ thuật đơn giản mà người dùng Excel cần phải biết

Bước 4: Sau đó, bạn tick chọn vào ô Space ở mục Delimiters và tiếp tục nhấn chọn nút Next.

Bước 5: Tiếp đến, ở mục Column data format, bạn tick vào ô Text. Ở phần Destination có chứa thông tin sau khi hoàn tất việc tách tên. Ở đây, bạn cần chọn ô B3, tương ứng với cột Họ. Sau đó bạn nhất nút Finish để hoàn tất.

cach-tach-ten-trong-excel-12

Tuy nhiên, cách này thường chỉ phù hợp với tên có 2 chữ mà thôi. Đối với trường hợp có 3 chữ trở lên thì kết quả trả về sẽ là một cột Họ, một cột Tên là tên đệm còn phần tên phía sau sẽ được tách sang cột khác.

Hướng dẫn sử dụng kết hợp nhiều hàm – cách tách tên họ trong Excel

Ngoài 2 cách như Hoàng Hà Mobile chia sẻ ở trên, một cách tách tên trong Excel khác cũng được sử dụng phổ biến, thường xuyên nhưng vô cùng hiệu quả đó là kết hợp nhiều hàm Excel. Cụ thể, các hàm sử dụng ở cách này sẽ là hàm LEN, hàm RIGHT và hàm SUBSTITUTE. Bạn có biết cách này không? Hãy theo dõi các bước thao tác dưới đây và thực hành trên file của bạn ngay nhe!

Bước 1: Ở ô muốn tách tên, ở đây là D4, bạn nhập vào đúng chuẩn chỉnh hàm công thức sau đây: =RIGHT(B4,LEN(B4)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(B4,” “,”@”,LEN(SUBSTITUTE(B4,” “,””)))))

Trong đó:

  • RIGHT là hàm dùng để cắt nhóm ký tự từ bên phải sang.
  • LEN là hàm dùng để lấy độ dài một chuỗi.
  • SUBSTITUTE là hàm dùng để thay thế văn bản xác định trong chuỗi đã cho.

cach-tach-ten-trong-excel-16 Bước 2: Sau đó nhấn nút Enter để nhận về kết quả tên vừa tách. Để thực hiện tách tên ở những ô còn lại, bạn đặt con trỏ ở góc dưới cùng của ô kết quả vừa nhận, đến khi thấy dấu “+” xuất hiện, chỉ cần kéo xuống hết các ô còn lại là xong bước tách tên.

Bước 3: Ở ô muốn tách họ và tên đệm, ở đây là ô C4, bạn nhập vào đúng chuẩn chỉnh hàm công thức sau đây: =LEFT(B4,LEN(B4)-LEN(D4))

Trong đó:

  • LEFT là hàm nhằm cắt chuỗi ký tự nằm từ trái sang phải.
  • LEN là hàm dùng để lấy một chuỗi ký tự.

Bước 4: Tiếp đó nhấn nút Enter để nhận và kiểm tra kết quả một lần nữa. Để tách họ và tên đệm, bạn thực hiện các thao tác như bước 2.

Sử dụng tính năng Flash Fill – cách tách tên trong Excel

Một cách tách tên trong Microsoft Excel khác mà không phải ai cũng biết và sử dụng đó chính là tính năng Flash Fill. Tính năng này giúp người dùng tự động điền dữ liệu vào các hàng, cột dựa trên một mẫu cụ thể. Do vậy, Flash Fill cũng hỗ trợ bạn tách họ, tên đệm và tên sang các ô tính khác nhau.

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, chi tiết các thao tác mà bạn có thể tham khảo và lưu lại để sử dụng khi làm việc, học tập trên Excel:

READ  Cách xưng hô vợ chồng của cổ nhân như thế nào?

Bước 1: Thêm các cột mới đặt ở bên cạnh cột Họ và tên. Lần lượt nhập vào các ô họ, tên đệm và tên tương ứng vào hàng đầu tiên để làm mẫu.

cach-tach-ten-trong-excel-15

Bước 2: Đặt con trỏ vào từng cột, rồi vào mục Data, sau đó chọn Flash Fill hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E để bảng tính Excel tự động nhận diện và tự động điền thông tin theo mẫu sẵn. Bạn có thể kiểm tra kết quả tương ứng như hình ảnh dưới đây.

Một hạn chế của việc sử dụng tính năng Flash Fill để tách tên trên trang tính Excel đó là cần dữ liệu đồng nhất, cụ thể họ và tên cần đồng bộ 3 chữ. Khi họ và tên của các hàng không đồng nhất, tính năng Flash Fill sẽ không nhận diện được chuẩn xác để tự đồng điền theo mẫu xác định ban đầu.

Những lưu ý khi thực hiện cách tách tên trong Excel

Nhìn chung, các cách để tách họ, tên trong Excel Hoàng Hà Mobile chia sẻ ở trên đây không quá khó khăn, phức tạp để thực hiện. Tuy vậy, để thành công ngay từ lần thao tác và thực hiện đầu tiên, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề nhất định.

Nhập đúng, đủ hàm công thức: Đây là yêu cầu bắt buộc, do vậy, bạn cần nhập đầy đủ, chính xác từng ký tự của hàm và kiểm tra kỹ càng tránh sai sót dẫn đến kết quả trả về không đúng.

cach-tach-ten-trong-excel-2

Để sao chép công thức hàm cho những ô còn lại nhanh nhất, bạn có thể sử dụng tính năng Fill Handle. Cách sử dụng rất đơn giản, đó là đặt con trỏ chuột của bạn ở góc dưới cùng của ô có kết quả từ hàm công thức, đến khi xuất hiện hình dấu “+” bạn giữ chuột và kéo xuống hết những ô còn lại.

Mỗi cách sẽ thích hợp với từng nhu cầu khác nhau, tùy thuộc vào lượng dữ liệu, thông tin Họ và tên đầu vào. Ví dụ, với cách tách tên bằng Text to Columns thường chỉ áp dụng với những tên có 2 chữ. Trong khi đó, với lượng dữ liệu không quá lớn và đồng bộ hơn, việc sử dụng tính năng Flash Fill sẽ khả thi hơn so với trường dữ liệu lớn và Họ và tên không thống nhất 2, 3 hay 4 chữ.

Tổng kết

Trên đây là hướng dẫn cách tách tên trong Excel đơn giản, nhanh chóng dành cho bạn tham khảo. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin và thủ thuật hữu ích để tối ưu hiệu quả công việc cũng như học tập của bạn. Nếu bạn thấy bài viết hay, đừng ngần ngại theo dõi Trang Tin Tức – Hoàng Hà Mobile để cập nhật thêm nhiều bài viết hay và thú vị với rất nhiều chủ đề mới mẻ như thủ thuật, App, Game, tin tức công nghệ…nữa nhé!

Một số bài viết thủ thuật Excel đến từ Hoàng Hà Mobile mà bạn có thể tham khảo:

  • Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trùng trong Excel hiệu quả nhất
  • Định dạng ngày tháng trong Excel: 6 cách thực hiện đơn giản và nhanh nhất
  • Cách xóa dòng trống trong excel: Tổng hợp các cách nhanh và đơn giản nhất