Trong quá trình tìm kiếm việc làm, việc phải trả lời email xác nhận phỏng vấn với nhà tuyển dụng là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết một email để trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự, qua đó gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, TopCVsẽ hướng dẫn cách trả lời thư mời phỏng vấn và giới thiệu đến bạn Top 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Cách viết một mẫu email xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn
Khi được nhà tuyển dụng trao cơ hội tham dự buổi phỏng vấn trực tiếp, việc trả lời thư mời phỏng vấn là điều rất quan trọng và cần thiết mà ứng viên phải thực hiện. Tuy nhiên, phản hồi email xác nhận tham dự buổi phỏng vấn tại công ty như thế nào cho chuyên nghiệp thì không phải ứng viên nào cũng biết. Bạn không đơn thuần chỉ viết vài dòng đồng ý sẽ tham gia buổi phỏng vấn, thay vào đó email xác nhận của bạn cần phải chỉn chu ngay từ tiêu đề cho đến nội dung để gây ấn tượng tốt ngay từ ban đầu.
Đối với một mẫu email xác nhận phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng, khi viết bạn cần đảm bảo trình bày theo cấu trúc chuẩn để giúp email chuyên nghiệp và ghi điểm tốt hơn. Sau đây là các bước để viết thư trả lời email xác nhận phỏng vấn xin việc:
Tạo tiêu đề email ngắn gọn, đúng nội dung
Một email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp và chuẩn chỉnh cần phải có tiêu đề. Tiêu đề email sẽ hiển thị bên ngoài của email nên bạn hãy đảm bảo đặt một tiêu đề ngắn gọn và thể hiện nội dung của thư khi gửi email xác nhận tham gia phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.
Cách thông minh nhất khi viết tiêu đề email xác nhận phỏng vấn là ghi rõ tên vị trí công việc và họ tên đầy đủ của bạn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại email và hữu ích trong trường hợp email của bạn được chuyển tiếp đến người phỏng vấn hoặc quản lý tương lai của bạn.
Ví dụ về tiêu đề email xác nhận phỏng vấn:
- Email xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Minh Anh
- Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Vũ Thùy Linh
Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự
Một mẫu email xác nhận tham dự phỏng vấn được đánh giá chuyên nghiệp khi bắt đầu bằng một lời chào lịch sự. Bạn có thể viết một lời chào ngắn gọn trong email gửi đến nhà tuyển dụng, có bao gồm tên của nhà tuyển dụng. Dưới đây là hai cú pháp gửi lời chào trong email trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn có thể sử dụng:
- Dear Ms./Dear Mr. [Tên người nhận/Tên người đã gửi email mời phỏng vấn cho bạn],
- Kính gửi [Tên người nhận/Tên người gửi email mời phỏng vấn],
Ví dụ:
- Dear chị Nguyễn Minh Anh,
- Kính gửi chị Phan Thùy Minh,
Gửi lời cảm ơn
Trong email xác nhận tham gia phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng, lời cảm ơn là một nội dung bắt buộc phải có. Điều này cho thấy bạn rất quan tâm đến công việc ứng tuyển và trân trọng cơ hội mà nhà tuyển dụng dành cho mình. Vì thế bạn hãy bày tỏ lòng biết ơn và sự hào hứng của mình với cơ hội tham gia buổi phỏng vấn, cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã cân nhắc bạn cho vị trí này.
Ví dụ:
- “Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing mà quý công ty dành cho mình và rất vui mừng khi được trao cơ hội này.”
- “Tôi xin gửi lời cảm ơn vì quý công ty đã gửi lời mời tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Marketing.”
- “Tôi rất vui mừng và trân trọng cơ hội tham dự buổi phỏng vấn mà quý công ty đã trao cho mình.”
Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn
Một mẫu email xác nhận phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng thì chắc chắn không thể thiếu phần nội dung xác nhận sự tham gia. Với nội dung này bạn cần trình bày ngắn gọn và dễ hiểu về việc mình sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng theo thời gian, địa điểm mà phía công ty đưa ra. Trong trường hợp vì lý do đột xuất không thể tham dự buổi phỏng vấn theo đúng thời gian công ty đưa ra, bạn hãy nói rõ lý do và đề xuất một khung thời gian phù hợp với nhà tuyển dụng một cách lịch sự nhất.
Còn nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian cụ thể trong thư mời phỏng vấn, bạn có thể đề xuất một hoặc hai thời điểm với ngày, giờ thuận tiện nhất để trao đổi và thống nhất với nhà tuyển dụng.
Dù bất cứ tình huống nào thì cũng hãy cho nhà tuyển dụng thấy được rằng, bạn thực sự trân trọng cơ hội này mong muốn được tham dự buổi phỏng vấn để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm cũng như kỹ năng của mình.
Ví dụ:
- “Tôi xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn với quý công ty đã sắp xếp vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm]”
- “Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty, tuy nhiên do việc đột xuất gia đình nên tôi chưa thể tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian quý công ty đưa ra. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và mong quý công ty tạo điều kiện, hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào sang [ngày] vào lúc [giờ] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội trình bày kỹ năng, kinh nghiệm của mình.”
Sẵn sàng chia sẻ thông tin và chuẩn bị
Hầu hết các nhà tuyển dụng khi gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên đều cung cấp các thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn như:
- Vị trí công việc phỏng vấn
- Thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn
- Loại hình phỏng vấn
- Họ tên, chức danh của người phỏng vấn
- Một số thông tin khác có liên quan như: website/fanpage công ty để bạn tìm hiểu trước, số điện thoại của người sẽ hỗ trợ ứng viên, v.vv..
Nếu email của nhà tuyển dụng không có các thông tin này, bạn hãy trao đổi và hỏi lại trong email xác nhận tham gia phỏng vấn. Bên cạnh đó, bạn có thể hỏi thêm về các thông tin như hồ sơ, trang phục theo quy định của công ty hay các tài liệu nào mà bạn cần mang đến buổi phỏng vấn.
Việc chia sẻ và trao đổi trước các thông tin này sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng khi cho họ biết rằng bạn đã sẵn sàng chia sẻ thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Ngoài ra, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn cung cấp thông tin cá nhân trong email xác nhận phỏng vấn thì hãy đính kèm các thông tin đó trong thư phản hồi của bạn. Thông thường các nhà tuyển dụng các thể yêu cầu những thông tin phổ biến như: bản sao sơ yếu lý lịch, mẫu CV xin việc, thư xin việc, v.vv..
Nếu bạn đang chưa biết thiết kế CV xin việc như thế nào cho chuyên nghiệp và đẹp mắt, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng thì hãy sử dụng ngay công cụ tạo mẫu CV online miễn phí của TopCV. Với hàng trăm mẫu CV thuộc nhiều ngành nghề và đa dạng ngôn ngữ, TopCV sẽ giúp bạn thiết kế nhanh chóng bản CV ứng tuyển chuyên nghiệp.
Tạo CV ngay
Kết thúc email
Bạn hãy kết thúc email xác nhận phỏng vấn bằng lời cảm ơn lần nữa và mong sớm gặp lại. Lời cảm ơn ở cuối email sẽ giúp bạn gửi đến người nhận một thông điệp tích cực cũng như cho thấy sự vui mừng, hào hứng của bạn đối với buổi phỏng vấn sắp diễn ra.
Ví dụ khi tạo lời kết email xác nhận phỏng vấn:
“Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại anh/chị!
Trân trọng!”.
Chữ ký email
Cuối cùng hãy kết thúc email xác nhận tham gia phỏng vấn bằng chữ ký. Chữ ký trong email xác nhận tham dự phỏng vấn gửi cho nhà tuyển dụng nên bao gồm thông tin: họ và tên của bạn, số điện thoại và địa chỉ email liên hệ, để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn một cách thuận tiện nhất.
Ngay sau khi nắm rõ các bước để tạo một mẫu email xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn, việc bạn cần làm là gửi email phản hồi thông tin càng sớm càng tốt cho nhà tuyển dụng.
>>> Khám phá các công việc chất lượng đến từ hơn 200.000+ doanh nghiệp uy tín trên TopCV để gia tăng cơ hội tìm kiếm được công việc mơ ước:
Tìm việc ngay
Top 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn ấn tượng
Nếu bạn vẫn chưa biết nên viết email trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào, bạn có thể tham khảo ngay 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn sau đây để lựa chọn cho mình một mẫu thư phù hợp nhất nhé:
Mẫu email xác nhận tham gia buổi phỏng vấn
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi rất vui mừng khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty và xin gửi lời cảm ơn sâu sắc về cơ hội này. Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất háo hức được gặp [người nhận]/Quý Công ty và thảo luận về sự phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển. Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin kính chúc một ngày tốt lành!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
>>> Tìm hiểu thêm: Cách gửi email xin việc giúp bạn ghi điểm ngay lập tức
Mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn có kèm lời cảm ơn
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi vui mừng và cảm ơn [người nhận]/Quý Công ty đã gửi thư mời phỏng vấn [tên vị trí]. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất mong được gặp [người nhận]/Quý Công ty và cung cấp thêm thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc yêu cầu nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email xác nhận phỏng vấn đúng thời gian
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi rất vui khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất mong được trao đổi với [người nhận]/Quý Công ty về nhu cầu và kỹ năng của vị trí ứng tuyển. Xin vui lòng cho tôi biết nếu Quý Công ty cần bất kỳ tài liệu hoặc chuẩn bị nào trước buổi phỏng vấn.
Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
>>> Tìm hiểu ngay:
- Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn
- Bật mí kinh nghiệm viết Email xin việc gây ấn tượng dành cho ứng viên
Mẫu email chấp nhận lời mời phỏng vấn và đặt câu hỏi
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ]. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng thời gian. Tôi muốn xác nhận buổi phỏng vấn sẽ diễn ra tại [địa chỉ công ty] đúng không?
Tôi rất háo hức được gặp gỡ [người nhận]/Quý Công ty và trao đổi về khả năng và kinh nghiệm của tôi. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung nào hoặc tài liệu chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn có đề xuất ngày giờ khác
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi xin chân thành cảm ơn vì Quý Công ty đã gửi cho tôi email mời phỏng vấn cho [vị trí] tại [tên công ty]. Tuy nhiên, do vướng mắc công việc cá nhân nên tôi không thể có mặt vào đúng thời gian mà Quý công ty đã đưa ra.
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và mong Quý công ty tạo điều kiện, hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào sang [ngày] vào lúc [giờ] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội trình bày kỹ năng, kinh nghiệm của mình cũng như trao đổi về nhu cầu và mong muốn của cả hai bên. Nếu cần bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
>>> Tìm hiểu ngay: Email xin việc là gì và hướng dẫn viết email xin việc ấn tượng
Mẫu email xác nhận tham gia buổi phỏng vấn
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời phỏng vấn của [người nhận]/Quý Công ty. Tôi rất vui mừng xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi đã chuẩn bị sẵn sàng để chia sẻ thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Nếu cần bất kỳ tài liệu bổ sung hoặc thông tin nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin chân thành cảm ơn và hy vọng gặp bạn sớm!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email xác nhận phỏng vấn có chia sẻ thông tin
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Xin gửi lời cảm ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã gửi lời mời phỏng vấn đến tôi. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi rất háo hức được trao đổi với [người nhận]/Quý Công ty về nhu cầu và yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Tôi có đính kèm thông tin cá nhân gồm [tên loại giấy tờ đính kèm email]. Xin vui lòng cho tôi biết nếu Quý Công ty cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào trước buổi phỏng vấn.
Xin chân thành cảm ơn và hy vọng gặp bạn trong buổi phỏng vấn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email chấp nhận thư mời phỏng vấn
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn đến [người nhận]/Quý Công ty vì đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm]. Tôi xin xác nhận mình sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng thời gian.
Tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi về khả năng và kinh nghiệm của mình. Nếu cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin bổ sung nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp
Tiêu đề email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên].
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi rất vui và biết ơn khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Tôi mong rằng buổi phỏng vấn sẽ cung cấp cơ hội để chúng ta trao đổi và hiểu rõ hơn về nhau. Nếu cần bất kỳ tài liệu hoặc chuẩn bị nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn để từ chối lời đề nghị
Tiêu đề email: Thư từ chối tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên]
Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/hoặc bạn cũng có thể thay bằng cụm [Quý Công ty].
Tôi rất vui khi nhận được email mời phỏng vấn từ [người nhận]/Quý Công ty cho [tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm] bởi vì [nêu rõ lý do từ chối].
Chúc Quý công ty ngày càng phát triển và rất hy vọng được hợp tác với Quý công ty trong thời gian gần nhất.
Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
>>> Tìm hiểu thêm: Cách viết từ chối offer tinh tế và không mất lòng HR
Một số mẹo hay khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn
Để viết email trả lời thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng một cách chuyên nghiệp, gây ấn tượng và không mất điểm kể cả khi đưa ra lời từ chối thì bạn có thể vận dụng một số mẹo hay sau đây:
- Hãy gửi email trả lời thư mời phỏng vấn càng nhanh càng tốt. Thời điểm thích hợp để bạn gửi thư phản hồi phỏng vấn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo.
- Nếu thư mời phỏng vấn có nhiều người thì khi gửi email trả lời bạn hãy nhấn “trả lời tất cả” để đảm bảo rằng họ đều nhận được thư trả lời email xác nhận phỏng vấn của bạn.
- Thư phản hồi phỏng vấn của bạn nhất định phải có lời cảm ơn về lời đề nghị phỏng vấn mà quý công ty gửi cho bạn.
- Cần xác nhận chính xác ngày giờ, địa điểm phỏng vấn.
- Ngôn ngữ sử dụng khi viết email cần chú ý giữ giọng điệu hào hứng, nhiệt tình nhưng đầy chuyên nghiệp và lịch sự.
- Xem lại thật kỹ email trước khi gửi đi để đảm bảo không có lỗi chính tả cũng như ngữ pháp.
- Email xác nhận phỏng vấn là cơ hội để bạn có thể đặt câu hỏi liên quan đến buổi phỏng vấn mà bạn muốn biết nên đừng ngần ngại đưa ra những thắc mắc của mình như cần mang theo giấy tờ gì, ai sẽ là người phỏng vấn bạn, v.vv.. nếu như các thông tin này trong thư mời chưa được nhắc đến.
Trên đây là Top 10 mẫu email xác nhận phỏng vấn giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo những mẫu này để viết email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp hơn. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cậpTopCV ngay hôm nay để khám phá thêm các cơ hội việc làm hấp dẫn và phù hợp với năng lực, kỹ năng của bạn. Với hàng nghìn công việc đa dạng và chất lượng từ các công ty uy tín, TopCV sẽ là một trong những sự lựa chọn tuyệt vời để bạn tiếp tục khám phá tiềm năng phát triển của mình. Chúc các bạn thành công!
