Bật mí 15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân kế toán và văn phòng hiện nay

Excel được đánh giá là một trong những công cụ rất hữu ích và được sử dụng rộng rãi trong hành chính – văn phòng. Nếu biết vận dụng tốt các tính năng của công cụ này, thì các bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và tăng năng suất trong công việc. Bài viết này của FPT Shop sẽ tổng hợp gửi đến các bạn những thủ thuật Excel hay nhất mà bất cứ dân kế toán, văn phòng nào cũng không nên bỏ lỡ!

15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân văn phòng

Khi mới tiếp xúc với Excel không phải ai cũng biết đến những thủ thuật này, để đạt hiệu quả cao và thuận tiện cho công việc. Dưới đây sẽ là 15 thủ thuật Excel cho dân văn phòng cực kỳ hữu ích và được sử dụng nhiều trong công việc mà chúng tôi đã thu thập được, các bạn hãy tham khảo nhé!

Đổi dữ liệu dòng thành cột và cột thành dòng

Để đổi dữ liệu dòng thành cột và ngược lại, các bạn thực hiện theo trình tự như sau:

Quét toàn bộ dữ liệu của dòng đó, tiếp theo nhấn chuột phải chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. Sau đó chọn 1 ô bất kỳ -> Nhấn chuột phải chọn vào Paste Special -> Chọn vào ô Transpose. Lưu ý: Không thể dữ liệu ở dòng thành cột cùng 1 lần mà phải đổi thủ công từng dòng.

Xóa các dữ liệu trùng nhau

Để thực hiện cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel, các bạn sẽ tiến hành bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng, tiếp đó vào thẻ Data -> Chọn vào Remove Duplicates.

Mở nhiều file Excel cùng lúc

Trong lúc làm việc chắc hẳn sẽ có những lúc bạn muốn mở nhiều bảng tính cùng một lúc để thuận tiện cho việc so sánh, đối chiếu các thông tin giữa các bảng với nhau. Để mở các bảng Excel cùng lúc các bạn có thể tiến hành như sau:

Bạn nhấn giữ phím Ctrl -> chọn những file Excel bạn muốn mở, sau đó nhấn Enter.

Sao chép dữ liệu cực đơn giản

Để sao chép dữ liệu trong Excel cực kì đơn giản và nhanh chóng, các bạn chỉ cần tiến hành các thao tác như sau:

Bôi đen toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn sao chép, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C -> Chọn vị trí cần dán -> Nhấn tổ hợp Ctrl + V. Dữ liệu sao chép sẽ hiển thị trên màn hình Excel.

Tự động nhập dữ liệu

Điều kiện để Excel tự động nhập dữ liệu là các bạn phải nhập thủ công các công thức đúng ở các ô trong bảng ( dữ liệu của công thức đó bạn chỉ cần nhập 1 lần). Tiếp đó nhấn giữ góc phải của ô vuông đó và kéo xuống hoặc kéo ngang, tùy vào những ô mà bạn muốn điền thông tin. Dữ liệu trên các ô đó sẽ tự động nhảy.

Hiển thị công thức siêu nhanh

Trong bảng tính có rất nhiều công thức bạn muốn kiểm tra lại các dữ liệu của các công thức ấy. Các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl với phím ~ là có thể xem toàn bộ các công thức vô cùng nhanh trên bảng tính đó rồi.

Tìm kiếm trong Excel

Khi tìm kiếm hoặc thay thế các thông tin trong bảng Excel các bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace -> chọn Options -> Format.

Bước 2: Chọn kiểu định dạng mà bạn muốn tìm kiếm trong Find Format.

Bước 3: Ô đã được định dạng thành công.

Kết nối dữ liệu bằng phím “&”

Kết nối 2 dữ liệu với nhau sẽ được làm theo các trình tự sau. Chọn ô trong bảng tính mà bạn muốn đặt dữ liệu kết hợp. Sau đó, nhập dấu = và chọn ô tính đầu tiên mà bạn muốn kết hợp -> nhập & và sử dụng dấu ngoặc kép dấu cách rồi thêm dấu ngoặc kép và & tiếp. Tiếp đó chọn ô tính thứ hai mà bạn muốn kết hợp -> Nhấn Enter. Ví dụ về công thức: =A3&” “&B3.

Sắp xếp trong Excel

Đây là một thủ thuật Excel bạn nên phải biết đó là thủ thuật sắp xếp trong bảng Excel. Cụ thể cách sắp xếp này được thực hiện các bước như sau:

Ví dụ: Có một bảng dữ liệu gồm: mã đơn hàng, khách hàng, ngày thanh toán, số tiền, hình thức thanh toán. Các bước sắp xếp trong Excel sẽ tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu trên bảng: Chọn ô tính A2 -> Sau đó, chọn đến dòng cuối cùng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống -> Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên sang phải để chọn đến cột cuối cùng.

Bước 2: Từ thanh công cụ chọn Data => Chọn Sort. Ở bước này nếu muốn sắp xếp cho thẻ dữ liệu nào, bạn sẽ điền vào mục Sort by, Sort on và Order.

• Sort by: Sắp xếp trình tự của cột dọc “Ngày thanh toán”
• Sort on: Values có nghĩa là chọn từng giá trị ở trong ô tính
• Order: Sắp xếp theo thứ tự từ bé nhất tới lớn nhất, từ cũ nhất tới mới nhất hoặc là giá trị tăng dần theo thời gian.

Bước 3: Nhấn OK dữ liệu sẽ tự động hiển thị theo đúng mục đích.

Cách căn lề trong Excel

Để thực hiện căn lề trong Excel các bạn cần phải đảm bảo rằng đơn vị đo là Centimeters. Nếu chưa về đơn vị cm thì bạn phải thực hiện các thao tác sau để chuyển về: Mở Excel -> Chọn vào mục File -> Chọn More -> Chọn Options -> Chọn Advanced. Ở Rule units nhấn chọn vào Centimeters -> Nhấn OK.

Sau khi chuyển đơn vị thành công các bạn hãy thực hiện các bước sau để căn lề:

Bước 1: Vào bảng tính, bạn chọn vào mục Page Layout, tiếp đó chọn Margins -> chọn vào Custom Margins.

Bước 2: Bạn tiến hành căn lề theo mong muốn, sau đó nhấn OK.

Chọn in một vùng dữ liệu trên bảng tính

Nếu bạn chỉ muốn in 1 vùng trong các dữ liệu của file Excel nhưng chưa biết làm thế nào, đây là một thủ thuật Excel giúp bạn giải quyết vấn đề này, thực hiện các bước dưới đây:

Bước 1: Bôi vùng dữ liệu bạn muốn in ra.

Bước 2: Sau khi chọn được vùng để in xong, chúng ra sẽ đặt vùng in như sau: Trên các thanh công cụ chọn vào Page layout -> chọn Print Area -> chọn Set Print Area.Sau khi đặt vùng in xong, chúng ta sẽ tiến hành in như bình thường, các bạn cũng có thể căn chỉnh như in các tài liệu khác trước khi in nếu có nhu cầu.

Định hướng con trỏ khi nhấn phím Enter

Nhập dữ liệu trong ô của bảng tính và khi nhấn Enter thì con trỏ chuột sẽ di chuyển xuống các ô tính khác. Nếu bạn muốn con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô bên trái phải để tiện cho việc nhập dữ liệu dạng cột ngang. Các bước thực hiện:

Bước 1:Vào Excel chọn mục File, sau đó chọn Options.

Bước 2: Chọn vào Advanced, kế tiếp chọn After Pressing Enter, move Selection > ở chỗ Direction để chọn vị trí con trỏ chuột, nhấn OK.

Ẩn dữ liệu của ô trong bảng tính Excel

Đây là một trong những thủ thuật Excel quan trọng mà bạn không nên bỏ qua. Đó là ẩn dữ liệu của ô trong bảng tính. Trình tự thực hiện như sau:

Trước tiên các bạn phải chọn ô hoặc vùng dữ liệu mà các bạn muốn ẩn, tiếp đó chọn vào mục Home -> chọn Font -> nhấn vào Open Format Cells.

Kế tiếp vào thẻ Number -> nhấn chọn Custom -> Chọn vào 3 dấu chấm phẩy ;;; -> nhấn chọn OK. Ngoài cách này, các bạn cũng có thể dụng tổ hợp phím Ctrl + 1 -> chọn Custom -> Nhập vào 3 dấu chấm phẩy ;;; -> Chọn OK.

Cách cố định cột trong bảng Excel

Cách cố định cột đầu tiên

Để cố định cột đầu tiên các bạn thực hiện theo các bước như sau: Bạn chọn vào ô tính bất kỳ trong bảng Excel, sau đó chọn View -> chọn vào Freeze Panes -> nhấn vào Freeze First Column.

Cách cố định nhiều cột

Bước 1: Chọn vùng cột mà bạn muốn cố định, sau đó chọn vào ô đầu tiên của cột nằm bên cạnh vùng cột muốn cố định.

Bước 2: Chọn thẻ View -> chọn vào Freeze Panes -> nhấn Freeze Panes để thực hiện việc cố định cột.

Nhập thông tin dữ liệu với số 0 đầu tiên

Trong Excel, nếu nhập các số liệu có chữ số “0” ở đầu, ví dụ: 002 thì nó sẽ tự động biến mất các số 0. Nếu bạn muốn khắc phục vấn đề này, chỉ cần bạn ấn thêm dấu ‘ phía trước hoặc sử dụng chuột phải vào ô, vùng dữ liệu đó rồi chọn Format cell-custom-viết 8 số 0.

Những phím tắt cơ bản trong Excel mà dân văn phòng phải biết

Để thuận tiện và tiết kiếm được nhiều thời gian hơn trong công việc. Ngoài những thủ thuật Excel cho dân văn phòng trên, thì công cụ này cũng có những phím tổ hợp giúp cho các thao tác trở nên gắn gọn hơn. Dưới đây là một số phím tổ hợp sử dụng nhiều trong công cụ Excel, các bạn hãy tham khảo nhé!

• Ctrl + A: Bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng tính
• Ctrl + B: Chữ đậm
• Ctrl + I: Chữ nghiêng
• Ctrl + U: Chữ gạch chân
• Ctrl + X: Cắt dữ liệu trong bảng tính
• Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế cụm từ
• Ctrl + O: Mở file Excel đã save
• Ctrl + N: Mở một file Excel mới
• Shift + F11: Tạo sheet mới trong Excel
• Ctrl + P: Bật hộp thoại đã in ấn
• Ctrl + R: Sao chép tự động từ ô bên trái sang bên phải
• Ctrl + S: Lưu trữ tài liệu
• Ctrl + W: Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4)
• Ctrl + Shift + F: Hiển thị danh sách các phông chữ
• Ctrl + Shift + P: Hiển thị danh sách các cỡ chữ
• Ctrl + Z: Hủy thao tác vừa mới thực hiện trước đó
• Ctrl + Y: Khôi phục thao tác vừa bỏ, ngược với Ctrl +Z
• Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại trong Format Cells
• Alt + Z: Chuyển chế độ gõ văn bản từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V)
• Ctrl + 9: Ẩn dữ liệu hàng
• Ctrl + shift + 9: Hiển thị các hàng vừa ẩn trước đó
• Ctrl + 0: Ẩn dữ liệu cột
• Ctrl + shift + 0: Hiển thị các cột vừa ẩn trước đó
• Ctrl + 8: Chọn nhóm dữ liệu liên quan tới ô tính (cell) hiện tại
• Ctrl + (-): Xóa các ô tính, khối ô hàng
• Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống mới trong bảng tính
• Ctrl + F4: Đóng nhanh bảng tính Excel
• Alt + F4: Thoát khỏi công cụ Excel
• Alt + tab: Di chuyển giữa hai hoặc nhiều file liên tiếp nhau
• Shift + F2: Tạo ghi chú cho ô tính
• Ctrl + F2: Xem trước khi tài liệu
• Ctrl + Spacebar: Chèn thêm cột trống
• Shift + Spacebar: Chèn thêm dòng trống

Tạm kết

Đó là những thủ thuật Excel hay nhất hiện nay dành cho dân hành chính – văn phòng mà chúng tôi đã thu thập được. Hy vọng những thông tin của bài viết này thực sự hữu ích và giúp các bạn áp dụng hiệu quả cao trong công việc cũng như học tập. Hãy theo dõi bài viết của FPT để học nhiều thủ thuật hay về máy tính văn phòng nhé!

• Cách lưu file Excel trên máy tính, điện thoại và MacBook đơn giản, chi tiết nhất
• Hướng dẫn cách đổi số thành chữ trong Excel nhanh, tiện lợi nhất định bạn phải biết

Để đạt hiệu quả cao trong công việc cũng như học tập, chất lượng laptop luôn là yếu tố được nhiều gia đình chú ý. Để tậu cho mình chiếc laptop chất lượng chính hãng, các bạn hãy ghé vào FPT Shop để mua được với mức giá ưu đãi nhé!

• Laptop

Lê Hương Lan