Cách lọc trùng trong Google Sheet nhanh chóng, hiệu quả mà dân văn phòng nên biết

Cũng giống như Microsoft Excel, Google Sheet ngoài cho phép tạo bảng và nhập liệu trên bảng tính thì còn được tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ hữu ích. Trong đó tính năng lọc dữ liệu trùng lặp giúp ích rất nhiều khi cần tìm và loại bỏ những dữ liệu lặp lại nhiều lần. Vậy cách lọc trùng trong Google Sheet thực hiện thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Lợi ích của việc lọc trùng trong Google Sheet

Lọc dữ liệu trùng nói chung và lọc trùng trong Google Sheet nói riêng là việc lọc ra những dữ liệu trùng lặp (xuất hiện nhiều hơn 1 lần) nhằm tiết kiệm dung lượng lưu trữ và tăng cường tính chính xác cho thông tin, dữ liệu. Điều này là rất quan trọng với các file tính lương, tính sản lượng, số lượng,…

Đồng thời, khi nắm được thủ thuật lọc trùng trong Google Sheet cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của người tạo ra bảng tính.

5 cách lọc trùng trong Google Sheet

Có nhiều cách lọc trùng trong Google Sheet. Một số phương pháp sẽ giúp bạn nắm được dữ liệu nào bị trùng và trùng ở vị trí nào. Một số cách lại giúp bạn loại bỏ luôn dữ liệu bị trùng. Dưới đây là tổng hợp 5 cách kèm theo hướng dẫn cụ thể từng bước thực hiện.

Tìm và đánh dấu các dữ liệu trùng nhau

Nếu bạn muốn tìm và đánh dấu các dữ liệu đang bị trùng trong bảng tính của Google Sheet thì hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc trùng trong bảng tính > Chọn mục Định dạng > Chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 2: Bảng Quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện, trong phần Quy tắc định dạng, click vào mũi tên mở rộng và chọn Công thức tùy chỉnh là.

Bước 3: Nhập công thức: =Countif(A:A;A1)>1.

Trong đó:

• Nếu dấu “;” không đúng với định dạng ở máy tính của bạn thì hãy sửa thành dấu “,” nhé.
• A là cột mà bạn đang chọn để lọc dữ liệu.

Trong ví dụ minh họa, vùng chọn là cột B nên công thức cần nhập sẽ là: =Countif(B:B;B1)>1.

Tiếp đến, bạn sẽ chọn Kiểu định dạng bao gồm màu sắc và kiểu chữ để có thể phân biệt dữ liệu bị trùng so với các dữ liệu khác. Cuối cùng nhấn vào chữ Đã xong.

Bước 4: Kết quả thu được là những dữ liệu bị trùng sẽ được làm nổi bật hơn so với các dữ liệu còn lại.

Lọc dữ liệu trùng hoặc không trùng

Bước 1: Nhấp chuột vào ô ngay bên phải ô muốn tìm dữ liệu trùng > Nhập công thức =countif(B:B;B1)=1 như hình minh họa.

Bước 2: Nhấn phím Enter trên bàn phím và kéo công thức xuống các dòng còn lại của cột để thu được kết quả như hình.

Bước 3: Tiếp đến, bạn lọc dữ liệu TRUE để lấy kết quả không trùng. Hãy chèn thêm một hàng lên phía trên hàng đó bằng cách nhấp chuột phải vào ô của hàng đó và chọn Thêm 1 hàng lên trên.

Bước 4: Chọn hàng trống vừa chèn > Click chuột vào tab Dữ liệu > Chọn Tạo bộ lọc.

Bước 5: Ở cột chứa kết quả TRUE/FALSE, bạn click vào biểu tượng bộ lọc sau đó bỏ tick ở mục FALSE > Click vào OK.

Bước 6: Kết quả là những giá trị không trùng TRUE sẽ được giữ lại. Bạn có thể lọc tương tự với giá trị FALSE bằng cách bỏ tick ở mục TRUE.

Cách lọc trùng trong Google Sheet bằng hàm UNIQUE

Cách này rất đơn giản chỉ cần một bước như sau: Chọn một ô trống bất kỳ trong bảng dữ liệu trên Google Sheet sau đó nhập hàm =Unique(A2:B20) và nhấn phím Enter như ví dụ minh họa.

Lưu ý, vùng chọn được nhập trong công thức cần tương ứng với vùng chọn trên bảng tính của bạn.

Như vậy, dữ liệu sau khi lọc trùng sẽ được chuyển sang vị trí mới. Dữ liệu trùng đã bị xóa bỏ đi.

Lọc và loại bỏ dữ liệu xuất hiện nhiều hơn 1 lần

Bước 1: Mở Google Sheet có chứa bảng dữ liệu cần lọc sau đó đưa trỏ chuột vào một ô trống bất kỳ và nhập hàm: =IF(COUNTIF($B$2:B2;B2)=1;B2;”Kết quả trùng”).

Bước 2: Nhấn phím Enter và kéo công thức xuống các dòng bên dưới của cột, thu được kết quả như sau:

Bước 3: Tiếp theo bạn sẽ khởi tạo bộ lọc bằng cách chọn hàng trên cùng > Chọn tab Dữ liệu > Chọn Tạo bộ lọc.

Bước 4: Click vào biểu tượng bộ lọc và bỏ tick ở mục Kết quả trùng rồi nhấn OK. Vậy là những dữ liệu trùng từ lần thứ 2 trở đi sẽ bị xóa bỏ hết.

Cách lọc trùng trong Google Sheet bằng công cụ Tiện ích

Bước 1: Mở Google Sheet chứa dữ liệu cần lọc > Chọn tab Tiện ích mở rộng > Chọn Tải tiện ích bổ sung.

Bước 2: Trong thanh tìm kiếm ở phía trên cùng, bạn nhập từ khóa “remove duplicates” và chọn tiện ích của EXPAND9 (bạn cũng có thể chọn các tiện ích khác).

Bước 3: Click vào mục Cài đặt và làm theo hướng dẫn để hoàn tất cài đặt.

Bước 4: Sau đó, bạn quay lại giao diện của trang tính cần lọc trùng > Chọn Tiện ích mở rộng > Chọn Remove Duplicates > Chọn Start để bắt đầu quá trình lọc dữ liệu trùng.

Bước 5: Click chuột vào Select columns sau đó tick hoặc bỏ tick ở các cột chứa dữ liệu muốn lọc > Chọn Save.

Bước 6: Tiếp theo, bạn có thể chọn Highlight và nhấn Search để bôi vàng những dữ liệu bị trùng từ lần thứ 2 trở lên.

Tạm kết

Bài viết đã hướng dẫn bạn chi tiết 5 cách lọc trùng trong Google Sheet. Chắc chắn với hướng dẫn dẫn này bạn có thể thực hiện đơn giản để tìm ra và loại bỏ dữ liệu bị trùng lặp một cách hiệu quả.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách chuyển đổi tiền tệ trên Google Sheet đơn giản và nhanh chóng
• Hướng dẫn cách chia sẻ Google Sheet đơn giản, chi tiết nhất cho người mới bắt đầu

Để có thể làm việc dễ dàng trên Google Sheet thì bạn cần một chiếc máy tính xách tay chất lượng. Hãy tham khảo các sản phẩm đang kinh doanh tại FPT Shop nhé.

Xem thêm laptop chất lượng giá tốt tại đây:

• Laptop giá tốt